11A Hồng Hà, Tân Bình, HCM
0911 407 447
info@thienanmedia.com.vn

Quy Trình Tổ Chức Gala Dinner Thành Công

Chuyên cung cấp các hạng mục, tổ chức tiệc tất niên trọn gói

Quy Trình Tổ Chức Gala Dinner Thành Công

tổ chức gala dinner

Gala Dinner là đêm tiệc không còn xa lạ với doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng xu hướng tổ chức Gala thành công và ý nghĩa. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn chưa biết quy trình tổ chức Gala Dinner như thế nào để hoàn hảo. Bài viết xin gợi ý những cách hay giúp doanh nghiệp có một đêm tiệc vui và hoành tráng.

Gala Dinner là gì ?

Gala Dinner là sự kiện được tổ chức với mục đích ăn mừng, khen thưởng và tri ân khách hàng của một doanh nghiệp đồng thời tăng cường quan hệ hợp tác với đối tác, khách hàng. Một bữa tiệc Gala thường bao gồm nhiều hoạt động thú vị như trình bày về giải thưởng của doanh nghiệp, nhân viên của năm, tiết mục giải trí,… Số lượng người tham gia trong một sự kiện khá lớn và người tham dự sẽ mặc trang phục theo chủ đề của buổi tiệc.

tổ chức gala dinner

tổ chức gala dinner

Xem thêm: tổ chức sự kiện tất niên

Sự kiện Gala Dinner luôn mang lại sự háo hức, trông đợi của nhân viên. Hầu hết các sự kiện này tổ chức ngoài trời với nhiều ý tưởng mới mẻ, hấp dẫn. Doanh nghiệp khi tổ chức gala đều mong muốn mang lại sự hấp dẫn, hoánh tráng để nhân viên tận hưởng không khí đêm tiệc mang lại. Đây cũng là xu hướng tổ chức sự kiện được ưa thích và nhiều doanh nghiệp lựa chọn tổ chức hiện nay.

Quy trình tổ chức Gala Dinner thành công ?

Hiện nay để tổ chức một gala thành công với quy mô lớn không phải là điều dễ dàng với các doanh nghiệp còn kinh nghiệm tổ chức hoặc chưa nắm bắt đúng quy trình. Dưới đây là quy trình tổ chức Gala Dinner mà doanh nghiệp có thể tham khảo áp dụng cho sự kiện của mình.

  • Lên ý tưởng và chủ đề

Sự kiện Gala Dinner là một bữa tiệc tối kết hợp với các hoạt động giải trí. Do đó, việc đầu tiên doanh nghiệp cần làm là lựa chọn cho bữa tiệc một chủ đề. Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ sẽ thu hút nhiều người tham dự và cần hướng đến của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể thoải mái lựa chọn chủ đề Gala Dinner sáng tạo và ý nghĩa như bữa tiệc kết hợp du lịch bãi biển hay kết hợp cùng sự kiện tri ân khách hàng, teambuilding…sẽ tạo sức hút với người tham dự.

trang trí không gian tổ chức tất niên

trang trí không gian tổ chức tất niên

  • Lên danh sách khách mời tham dự

Sau khi đã có ý tưởng, doanh nghiệp nên lên danh sách khách mời. Khách mời nên được phân chia theo dạng khách mời VIP, khách mời thông thường và nhân viên công ty. Nếu doanh nghiệp làm tốt công tác này thì mới có thể tính toán chính xác sức chứa của địa điểm, thiệp mời, số lượng bàn tiệc, số lượng quà tặng… Khi đã có danh sách khách mời,  doanh nghiệp nên thực hiện thiết kế thư mời và gửi thiệp mời sớm.

  • Địa điểm tổ chức

Địa điểm tổ chức Gala cũng nên được cân nhắc chu đáo. Tuỳ vào hình thức và quy mô sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn các địa điểm trong nhà hoặc ngoài trời. Địa điểm tổ chức tiệc trong nhà gồm có: các trung tâm tổ chức hội nghị, các sảnh khách sạn lớn, nhỏ. nhà hàng ẩm thực, nhà hàng buffet… Địa điểm ngoài trời có thể kể đến một số hình thức bãi biển khu du lịch văn hoá, khu du lịch tích hợp, không gian khách sạn ngoài trời…

Xem thêm: Một Số Địa Điểm Tổ Chức Tất Niên Đẹp

thiết bị tổ chức tất niên

thiết bị tổ chức tất niên

  • Thời điểm diễn ra

Thời điểm tổ chức Gala cũng rất quan trọng với doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên lựa chọn thời điểm dịp cuối năm, trước tết Tây 1 – 2 tuần với gala Tết. Gala tất niên thì nên tổ trước trước tết Âm lịch 3 tuần để khách mời có thể dễ dàng sắp xếp công việc thời gian đến dự và về quê.

  • Lựa chọn menu bàn tiệc

Vì bản chất của Gala Dinner là tiệc ăn tối nên doanh nghiệp cần chú trọng chi tiết. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tiệc truyền thống hoặc tiệc buffet. Đối với bàn tiệc truyền thống thì mỗi bàn tiệc sẽ có từ 5 – 6 món: 2 món khai vị, 3 món chính và 1 món tráng miệng, còn tiệc buffet sẽ có nhiều món và phân bổ số lượng món hợp lý, phù hợp với sở thích ăn uống của mọi người. Doanh nghiệp cũng có thể đặt bàn sẵn tại nơi tổ chức gala hoặc nơi cung cấp dịch vụ bàn tiệc.

bàn tiệc tổ chức tất niên

bàn tiệc tổ chức tất niên

  • Kịch bản

Việc xây dựng kịch bản Gala Dinner là đặc biệt cần thiết cho tổ chức sự kiện. Kịch bản Gala cần đảm bảo tính hấp dẫn thông qua các điểm nhấn là văn nghệ tất niên, trò chơi teambuilding… Một kịch bản Gala Dinner chi tiết khiến khách mời hài lòng về mọi phần của sự kiện, dẫn dắt người tham dự đi qua nhiều cung bậc trải nghiệm. Doanh nghiệp bám sát vào kịch bản thực hiện thì sẽ đảm bảo tránh những rủi ro cần thiết khi chương trình diễn ra.  

  • Ngân sách dự kiến

Ngân sách là yếu tố quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần phải xác định ngay từ đầu. Hoạch định ngân sách sẽ giúp cho mọi khoản chi cho sự kiện đều nằm trong phạm vi kiểm soát được, tránh thâm hụt. Chi phí tổ chức sự kiện Gala Dinner sẽ phụ thuộc chủ yếu vào số lượng khách mời, món ăn và địa điểm tổ chức sự kiện. Từ những yếu tố đó sẽ giúp cho doanh nghiệp lên kế hoạch chi tiết cho mọi hoạt động.

trao quà nhân viên

trao quà nhân viên

Quy trình tổ chức Gala thành công được tạo nên bởi nhiều yếu tố. Với những thông tin trên, doanh nghiệp có thể tổ chức một đêm tiệc hoàn hảo. Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức Gala bằng sự hỗ trợ của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Nếu quý khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ tổ chức Gala Dinner, tổ chức tiệc tất niên khách hàng vui lòng với Thiên An Media qua các cổng thông tin dưới đây.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG SỰ KIỆN THIÊN AN ( THIEN AN MEDIA)

Địa chỉ liên hệ: 11A Hồng Hà, phường 2, Quận Tân Bình, Tp.HCM

Hotline: 0911 407 447

Email: info@thienanmedia.com.vn 

Thời gian làm việc: 08:00AM – 05:30PM – từ thứ 2 đến thứ bảy hàng tuần