Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Tất Niên

lap ke hoach to chuc su kien

Lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện tất niên là bước căn bản đầu tiên khi bạn có ý tưởng tổ chức tiệc cuối năm công ty . Hiện nay, lập kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty đang là vấn đề được doanh nghiệp quan tâm. Làm thế nào để lập được một kế hoạch tất niên hoàn hảo? Dưới đây là gợi ý lên kế hoạch hoàn hảo cho tổ chức tất niên công ty mà bạn có thể theo dõi.

Vì sao cần lên kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên cho công ty ?

Tổ chức tất niên có ý nghĩa quan trọng đối với đời sống tinh thần của nhân viên công ty. Đây là dịp để đánh dấu để đánh dấu sự tổng kết, đánh giá, chia sẻ với nhau mọi điều trong năm cũ. Ý nghĩa trọng đại của bữa tiệc cuối năm đã khiến cho những người làm sự kiện không thể lơ là thao tác chuẩn bị cho chương trình tất niên. Để bữa tiệc thành công, bạn cần có một kế hoạch tổ chức tất niên chặt chẽ và sáng tạo.

Tổ chức sư kiện tất niên

Lập kế hoạch tất niên công ty còn góp phần hệ thống hóa các công việc cần làm theo tiến trình thời gian nhất định. Nhờ đó mà người làm sự kiện có thể thực hiện theo một khung sườn sớm vạch rõ, tránh bỏ sót công việc hay thực hiện nội dung việc làm kém hiệu quả.

Làm thế nào để xây dựng kế hoạch hảo tổ chức sự kiện tất niên cho công ty ?

Lập kế hoạch tất niên cho doanh nghiệp đạt được sự chuyên nghiệp là điều không quá khó khăn. Vậy làm thế nào để xây dựng kế hoạch tất niên tốt? Bản kế hoạch tất niên công phu bao gồm nội dung chi tiết và tỉ mỉ được tính toán cẩn thận để hiện thực hóa chương trình tất niên.

  • Xác định mục đích buổi tất niên

Xác định mục đích là bước đầu tiên khi bạn lên kế hoạch tổ chức tất niên cho công ty. Bởi lẽ mục đích tổ chức tất niên hoàn toàn không trùng nhau qua các năm ở mỗi doanh nghiệp thậm chí là giữa các doanh nghiệp. Mục đích tất niên có thể chỉ là buổi tổng kết hoạt động, để quảng bá hay là cơ hội ăn uống, giao lưu. Đặt mục đích tất niên ngay từ sớm, bạn sẽ lấy đó làm kim chỉ nam để hướng mọi công việc trong kế hoạch tất niên nhằm đạt được mục đích đó.

  • Lựa chọn địa điểm tổ chức liên hoan tất niên

Lựa chọn địa điểm tất niên được cho rằng là khâu quan trọng trong kế hoạch tổ chức tiệc cuối năm. Địa điểm tổ chức độc đáo sẽ tạo cảm hứng cho người tham dự và khắc họa được ý đồ cho chương trình của bạn. Lựa chọn địa điểm tổ chức bữa tiệc cuối năm tại nhà hàng hoặc ở ngoài trời sẽ mang những điều hấp dẫn riêng góp phần tạo nên một bữa tiệc cuối năm thú vị.

  • Xác định thời gian tổ chức

Xác định thời gian cũng là công việc quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức tất niên. Bởi lẽ không phải thời gian nào cũng thích hợp để tổ chức chương trình khi cuối năm mọi doanh nghiệp đều thực hiện. Bên cạnh đó, công việc đánh giá, báo cáo cuối năm khá bận rộn cũng khiến bạn cân nhắc ngày tổ chức phù hợp để thu hút đông người tham dự và đạt được hiệu quả chương trình.

  • Lập danh sách khách mời

Khách mời là thành phần không thể thiếu khi bạn tổ chức sự kiện tất niên. Đây là một thao tác quan trọng trong kế hoạch tất niên cần được thực hiện tỉ mỉ. Danh sách khách mời xác định số lượng và đối tượng sẽ giúp định hướng chọn lựa thời gian và địa điểm, nội dung kịch bản chương trình. Kiểm soát tốt khách mời bằng danh sách chi tiết sẽ giúp quý khách tiết kiệm chi phí và thời gian trong tổ chức sự kiện vào dịp cuối năm.

đón khách tổ chức tất niên

  • Lựa chọn thực đơn cho bữa tiệc tất niên

Thực đơn cũng được coi là thành phần cần được lên kế hoạch khi tổ chức tất niên. Thực đơn hấp dẫn, mới lạ sẽ tạo cảm giác thích thú và hài lòng nơi khách tham dự. Suy cho cùng, bữa tiệc cuối năm phần chính cũng là ăn uống, do đó thực đơn cần được cân nhắc kĩ càng.

  • Xây dựng kịch bản cho chương trình

Một kịch bản chi tiết sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ đúng như khi bạn lên kế hoạch chương trình tất niên. Kịch bản chương trình cần đảm bảo đủ 2 phần lễ và hội thế nhưng cần tạo điểm nhấn bằng hình thức kết hợp tiệc ăn uống với các trò chơi tập thể, ca múa nhạc tổng hợp. Kịch bản là linh hồn của chương trình, do đó bạn cần đầu tư nhiều chất xám cho chúng để tạo được sự thu hút và đem đến sự mới lạ cho mọi người.

MC dẫn chương trình tất niên

  • Xây dựng timeline tổ chức

Kế hoạch tất niên không thể bỏ qua timeline chương trình. Vạch định các hoạt động cụ thể theo cột mốc thời gian rõ ràng sẽ giúp người tổ chức sự kiện tất niên nắm rõ quy trình thực hiện mà không bỏ sót. Timeline khi lập kế hoạch tất niên cần chi tiết thời gian cho từng hạng mục từ khâu chuẩn bị đến khi kết thúc, trách nhiệm của từng nhân viên, bộ phận để dễ theo dõi và kiểm soát công việc cũng như dễ điều chỉnh kế hoạch sao cho hợp lí.

  • Dự trù ngân sách tổ chức sự kiện tất niên

Muốn thực hiện chương trình tất niên, bạn cần có kinh phí. Tính toán ngân sách phù hợp cho bữa tiệc là điều không hề dễ dàng với người làm sự kiện. Khi lên kế hoạch tổ chức tất niên, bạn cũng cần giành thời gian cho việc dự trù kinh phí này nhằm tránh sự bội chi hoặc chi khoản không cần thiết.

Lập kế hoạch tổ chức tất niên giờ đây không quá khó khăn với nhiều doanh nghiệp. Nhưng vào thời điểm nước rút cuối năm, có thể bạn không thể đủ minh mẫn và thời gian để chuẩn bị tốt khâu kế hoạch tổ chức sự kiện tất niên chuyên nghiệp. Thay vào đó, bạn có thể giảm bớt gánh nặng bằng cách tìm đến một công ty tổ chức sự kiện tất niên uy tín.